Primjer
„Nevladina organizacija sa sjedištem u Velikoj Britaniji upravljala s nekoliko projekata financiranih iz bespovratnih sredstava EU. Jedan od projekata izvodi se u nekoliko latinoameričkih zemalja uz pomoć lokalnih partnera. Osim financiranja iz EU-a, projekt je sufinancirao i Američki plavi križ te lokalni partneri. Sredstva primljena od naručitelja odmah su pretvorena u GBP, zatim su sredstva proslijeđena američkom partneru koji ih je pretvorio u američke dolare i proslijedio u američkim dolarima latinoameričkim partnerima, zajedno s vlastitim doprinosom. Svaki lokalni partner pripremio je financijsko izvješće u svojoj nacionalnoj valuti. Računovodstveni odjel u Londonu ih je zatim objedinio u cjelokupno financijsko izvješće o projektu u GBP, predstavljeno zajedno s ekvivalentima eura. Što se dogodilo: Tijekom revizije projekta koje je pokrenulo naručitelj, financijski odjel nije uspio pružiti točan iznos za kamate generirane predujmom EU. Također nije bilo moguće uskladiti predujmove koje je platilo ugovorno tijelo, doprinose američkog partnera, lokalnih partnera i nevladine organizacije s troškovima projekta u završnom financijskom izvješću. Bilo je nemoguće uskladiti interventne tečajne razlike. Slijedom toga, revizori su u svom izvješću o reviziji naručitelju iznijeli iznimke. Lekcija: Ti bi se problemi izbjegli da smo se koristili discipliniranijim bankarskim tehnikama.“
Dobro upravljanje financijskim resursima presudno je za ove projekte. Naručitelj će općenito željeti znati kako su njegova sredstva korištena.
MINIMALNI UGOVORNI UVJETI
- Oznaka bankovnog računa. Svi ugovori općenito zahtijevaju od primatelja da na početku ugovora odredi bankovni račun na koji će se izvršiti uplate od strane naručitelja.
- Namjenski bankovni računi projekta. Za projekte kojima se upravlja putem procjena programa, tehničke i administrativne odredbe priložene sporazumu o financiranju obično zahtijevaju otvaranje jednog ili više bankovnih računa samo u svrhu upravljanja sredstvima projekta. Tehničke i administrativne odredbe utvrđuju pravila za ove bankovne račune (na primjer, valutu koju moraju koristiti, način obavljanja prijenosa između njih i bankovni račun na koji se terete troškovi projekta).
- Usklađivanje novčanog tijeka
Ključne mjere kontrole:
- Osigurajte da se sredstva usmjeravaju što je izravnije moguće, bez posrednika.
- Pravodobno izradite zahtjeve za eventualne dopune
- Sredstva koja plati naručitelj mogu se…
